Mas o e-mail também se tornou um grande problema, pois nem sempre temos tempo para ler o que chega em nossa caixa postal. Estudos indicam que muitas pessoas estão online o dia e a noite toda, o que lhes permite receber seus e-mail em tempo real. No entanto, isto não significa que elas leiam os e-mails recebidos.
Posso garantir que, pelo menos, 50% dos e-mails que você recebe são SPAMs ou e-mails nada importantes. Quantas vezes você parou algum trabalho porque o bip, ou ícone, avisou que uma nova mensagem havia chegado em seu computador, celular, tablet etc.? A curiosidade humana é muito forte para segurar este impulso. Por isso, a linha "Assunto" dos e-mails tem que ser bastante clara quanto ao conteúdo. Caso contrário, o remetente corre o risco de ter sua mensagem arrastada para a lixeira sem nem ao menos ser lida.
Se você tem problemas com seus e-mails aqui vão algumas dicas:
1. Tenha um e-mail oficial e um opcional - Quando precisar se registrar em sites duvidosos ou em malas diretas utilize sempre seu e-mail opcional, assim você evita que seu e-mail principal fique lotado de mensagens não importantes.
2. Crie horários para checar suas mensagens particulares - Desative seu e-mail particular e crie horários específicos para checar novas mensagens. Minha sugestão é, no máximo, 5 períodos durante o dia, evitando as interrupções constantes. No trabalho, no entanto, mantenha os alertas de som e imagem funcionando, pois as mensagens podem ser importantes. Nada mais chato do que alguém nos enviar uma mensagem no trabalho e a gente não ler.
3. Ao ler um e-mail tome uma ação imediata - Se o e-mail exigir alguma ação da sua parte, ou que demandará até 3 minutos, faça já. Se deixar para depois vai ter que reler o e-mail, procurando-o em meio a uma enorme lista e fazer o que já deveria ter feito. Se o assunto do e-mail exigir um tempo maior que 3 minutos delegue ou crie uma tarefa no Outlook, por exemplo, para atender a este e-mail em um horário mais apropriado. Aconselho criar pastas e separar os e-mails por remetente, por assunto ou por qualquer tipo de classificação que facilite sua busca em momento posterior.
4. Evite manter sua caixa de entrada com muitos e-mails - Muitos e-mails podem significar muitas pendências. Se você precisa fazer algo referente a um e-mail defina isso em sua agenda ou separe-o em uma pasta específica. Assuntos já resolvidos (se puder) delete-os de sua caixa de entrada. E-mails acumulados podem ser fonte de esquecimentos, problemas e dificuldades de localizar informações quando precisar.
5. Faça backup dos e-mails importantes - Lembre-se sempre de fazer backup dos e-mails importantes. Isso vai facilitar muito sua vida no trabalho, ou até mesmo em sua casa.
