Ao escrever um e-mail tenha em mente que a maioria das pessoas não tem tempo para ler longos textos. O e-mail, para ser eficaz, deve trazer na linha do assunto um resumo do corpo da mensagem. Assim, o leitor pode ler ou não a mensagem recebida de acordo com seu interesse. A mensagem deve ser escrita por meio de um texto simples, claro, objetivo e curto. Ideal é que, para sua leitura, não seja necessário que o leitor faça uso da barra de rolagem. Caso o assunto exija o envio de um texto mais longo, faça uso dos anexos ou redirecione o leitor para o site em que o assunto é extensivamente abordado. Quando o leitor tiver um tempo maior ele abrirá o anexo ou acessará o site para realizar a leitura com calma.
Lembre-se também de usar uma fonte clean, ou seja, que ofereça uma boa leitura e em tamanho médio, nem muito pequena, nem muito grande. Páginas coloridas e enfeitadas só prejudicam a leitura do texto e desviam a atenção do leitor do conteúdo da mensagem. E evite palavras escritas em CAIXA ALTA (LETRAS MAIÚSCULAS), pois ao escrever assim você passa a sensação de que está gritando, falando em voz alta.
Em mensagens profissionais, abreviações do tipo: vc (você), tb (também) e outras desse tipo devem ser evitadas, afinal seu texto estará transmitindo a imagem da empresa em que trabalha. E nunca, em hipótese alguma, envie mensagens com erros gramaticais e de ortografia. Pega muito mal. Se não sabe a ortografia correta de uma palavra substitua-a por outra com significado semelhante e passe um corretor ortográfico no texto da mensagem antes de enviá-la.
Por Sandra Cristina Pedri (02/08/2009)
